К самостоятельной группы документов делового общения относятся характеристики, отзывы, рекомендательные письма. Чем они отличаются друг от друга и что в них общего? Как правильно оформить эти документы и что именно имеет в них указан? Эти вопросы нередко возникают в практической работе. Поэтому стоит уделить им должное внимание.

Характеристика (от греческого - тот, что является отличительной чертой) - это документ, в котором наряду с информацией о служебной (производственной) деятельности или овладения определенных знаний подается комплексная оценка профессиональных и личностных качеств работника, студента, практиканта, выявленных за время его работы или обучения.

Правильно оформленная характеристика считается официальным документом. Ее выдает руководство или администрация предприятия (учебного заведения) своему работнику (студенту, практиканту). Характеристика нередко является обязательным документом при принятии решений о переводе на другую должность или место работы, направление в командировку или на учебу с отрывом от производства. Этот документ также используется при применении в отношении сотрудника мер поощрения или наказания (привлечение к ответственности).

При проведении аттестации сотрудников характеристика считается одним из важнейших документов, поскольку она отражает итоги аттестации работника. По результатам аттестации принимаются решения о дальнейшем служебное положение: перемещение или увольнения работника. В первых двух случаях могут также использоваться функциональные характеристики, в которых особое внимание уделено оценке определенных профессиональных и личностных качеств, необходимых для выполнения порученной работы. Например, при переводе референта на должность заместителя начальника отдела по связям с общественностью, с должности технического работника на должность специалиста т.д.

Отдельно стоит остановиться на производственной характеристике. В ней отражается уровень подготовки лица, составляет квалификационный экзамен. Производственная характеристика является обязательным документом, подготовленным по результатам прохождения работником производственной практики или учебы, подписывается руководителем предприятия или структурного подразделения (начальником цеха, участки и т.п.) и хранится в личном деле работника. Такая характеристика по своему функциональному назначению приближается к ответу.

Отзыв - документ, отражающий приобретения работником определенных навыков, знаний и умений по итогам определенного периода времени или выполнения какой-либо работы. Например, отзыв о прохождении практики или испытательного срока, об итогах стажировки, командировки и т.д. Отличие отклика от характеристики в том, что в нем меньше внимания уделяется личностным качествам работника. В то время как профессиональные качества должны быть отражены более полно и подробно, чем в характеристике.

Отзывы также может быть составлен как вывод-оценка определенной научной работы, статьи, должна быть опубликована, нового проекта, отчета по итогам проведенной работы. В таком случае в отзыве тщательно анализируют положительные стороны и недостатки представленной работы, выводы должны быть обоснованными.

Следует отметить, целью составления и характеристики, и отклика являются: документирование сведений, информирование об их содержании руководства предприятия и самого работника, а также подготовка соответствующего управленческого решения о наиболее целесообразно применение знаний и навыков работника на предприятии или вне его.

Оформление характеристики или отзыва

Перед тем как составить окончательный текст характеристики или отклика, следует провести работу, во время которой накапливаются необходимые сведения о работнике. Вся информация, как правило, фиксируется в документах, отражающих показатели эффективности работы ее качества, динамику деятельности за определенные периоды времени, результаты выполнения отдельных производственных задач и т.д. Также используются документы, в которых эти результаты сравниваются с результатами коллег, выполняющих такую же работу или занимают соответствующую должность.

При оценке личностных качеств работника большое внимание уделяют впечатлением, которые складываются в процессе делового (формального) и неформального общения. В некоторых случаях учитывается и мнение коллег работника, которые хорошо его знают по совместной работе и вне ее. Для этого используют анкеты (опроса), в которых предлагают дать оценку (в баллах) личностным и деловым качествам работника или просто отметить те из них, которые имеет работник.

Реквизиты:

    * Номер документа;
    * Заголовок;
    * Текст;
    * Подписи руководящих лиц;
    * Печать (для характеристики обязательна, для отклика - желательна);
    * Дата.

Структура документа

Название документа (и характеристики, и отклика) печатается по центру листа прописными буквами без кавычек.

Заголовок характеристики - информация о лице (фамилия, имя, отчество, год рождения, сведения об должность, образование, квалификацию, звание и т.д.) - преподают в родительном падеже и размещают в столбик у правого берега документа. Этот реквизит располагают на два межстрочных интервала ниже названия документа.

Заголовок отклика начинается с предлога (как правило, о или на):

    * О результатах прохождения работником Коваль И. С. испытательного срока.
    * Об итогах стажировки менеджера по продажам компании «Альтфактор-Донецк».
    * На дипломную работу студентки 5-го курса Национального экономического университета (специальность: «Менеджмент организаций») Глущенко Светланы Николаевны на тему: «Оценка работы торгового персонала в магазинах оптовой торговли».

Стиль изложения характеристики или отклика - официально-деловой. Следует избегать слишком резких оценок тех или иных качеств. Документ должен содержать максимально объективную информацию. Одновременно необходимо отдать предпочтение более тщательном описания важнейших черт характера и профессиональных способностей. Из этого не следует делать вывод, что недостатки надо замалчивать. Если не сказать о них, то результат будет неудовлетворительный - недостатки останутся и впредь оказывать негативное влияние на результаты работы сотрудника.

При составлении характеристики или отклика необходимо определить приоритеты. Что важнее: лояльность (порядочность, доброжелательность и т.п.) или профессионализм? Как правило, личностные качества имеют большую «удельный вес». Вопрос, кто является ценным сотрудником: не очень порядочный в отношениях с коллегами профессионал или молодой специалист, имеющий высокие моральные качества, - можно считать риторическим.

Нейтральность изложения достигается использованием утвердительных глаголов: характеризуется, справится, выполняет т.д.

Какая информация должна быть отражена в характеристике

   1. Сведения о трудовой деятельности: образование, стаж работы по специальности, должность, с какого времени работает на предприятии, профессиональная компетентность, знание необходимых нормативных документов, перемещение по службе.

   2. Оценка деловых качеств: умение ставить цели и принимать решения по их достижения, качество работы, способность к адаптации в новых условиях, овладение навыками для решения проблем, возникающих, умение работать с документами, способность справиться с большим объемом работы и научиться работать с техническими средствами , обеспечивающих подъем эффективности труда.

   3. Оценка моральных качеств: производственная этика, стиль общения, соблюдение корпоративных правил поведения, способность к творчеству, отношения с сотрудниками. Также приводятся сведения о наградах и поощрениях (взыскания).

В итоге делают соответствующие выводы (в зависимости от цели составления характеристики) и указывают назначение характеристики.

Если характеристика составляется на увольняемого (или выпускника учебного заведения), то текст следует преподавать в прошедшем времени. Если же работник работает (студент учится), то в настоящем.

Примерный перечень вопросов, которые освещаются в отзыве:

    * Соответствие квалификации;
    * Стремление к повышению профессионального уровня;
    * Умение не разглашать доверенные сведения;
    * Соблюдение принятых норм поведения;
    * Личностные качества (работоспособность, умение учиться, чувство ответственности, коммуникативные навыки, стрессоустойчивость, лидерские качества и т.п.);
    * Выводы с предложениями, оценкой и критическими замечаниями.

Составив документ, надо еще несколько раз его перечитать, чтобы убедиться в объективности.

Подписывает характеристику руководитель организации и руководитель структурного подразделения (непосредственный начальник). Отзывы подписывает только непосредственный руководитель.

Курсы английского языка в Одессе от центра Bravo (Браво bravo-school.od.ua): Языковой центр Bravo School основан в 2002 году и сейчас является одним из самых успешных и лидирующих языковых центров Одессы.