Проведение выделения документации любого учреждения необходимо для определения важности каждого листа документов. Данное действие проделывается экспертами, которые сформированы в комиссию приказом руководителя учреждения.
Что именно включено в приказ о формировании ЭК? Руководитель предприятия назначает приказом комиссию экспертов, которые следят за подготовкой документации к передачи на хранение в архив.
В приказе указываются все члены ЭК, их прямая должность в учреждении. А кто же может быть включен в комиссию? Конечно, простого сотрудника включить в ЭК невозможно, в ее состав должны входить только те сотрудники, которые имеют наивысшую квалификацию, а так же имеют представление о задачах, проведению экспертизы, а так же о сроках хранения бумажных носителей информации, составляет акты на уничтожение бухгалтерских документов и бумаг иных отделов.
Сколько времени занимает хранение документов? По временному периоду все документы делят на те, которые хранятся временно. Здесь предусмотрены такие, которые относят к долговременным, то есть они находятся в архиве больше десятилетнего периода, и кратковременные, то есть такие, которые следует хранить в архиве не больше десятилетнего периода времени. Еще бывают такие документы, которые следует хранить постоянно. К данному виду бумаг относят только те документы, которые представляют собой не только практическую ценность, но и историческую. Сюда так же относят годовые отчетности в бухгалтерского отдела. Иными словами все отчеты за год обязаны хранить в архиве, до тех пор, пока есть то или иное предприятие, учреждение, организация.
Есть еще такие дела, которые относятся к кадровым документам, это дела личного состава любого учреждения, предприятия, организации. Они обязаны храниться не меньше семидесяти пятилетнего промежутка времен, то есть, все то время, пока человек, о котором говориться в деле, живет.
Для чего передавать документы в архив? Данный вопрос интересует практически всех. Сегодня, когда стали все больше требовать различных отчетов, каких-то бумаг, квитанций, и прочих документов, ожесточаются нормативные правила по хранению документов, да и не только правила хранения, но и проведение утилизации всех ненужных документов. Здесь можно сделать вывод, что наибольшей причиной передачи бумаг в архи является соблюдение законодательства. Ну и конечно, не стоит забывать о том, что есть еще ценность информации для истории и практики. Здесь предполагается, что все бумаги, где содержатся исторически важные сведения, а также те, которые имеют практическую ценность необходимо передать в архив на хранение для последующей работы с ними, может даже и не в этом столетии, кто знает.
Поэтому все документы, после проведения их оценки, следует направлять в архив для последующего использования и хранения. В тех случаях, если проведение подготовки бумаг вызывает какие-либо сложности, то просто нужно обратиться к специалистам, которые предоставляют архивные услуги по уничтожению архивных дел, составляют описи, проводят сортирование бумаг, определяют ценность документов, формируют их в дела и т.п.
Данная статья написана по материала сайта pro-unichtojenie.ru
