Многие видели такую ситуацию, когда заходишь в какой-либо кабинет, а на столах, подоконниках, лежат кучи бумаг, что из-за них порой даже не видно сотрудника организации. Для того чтобы таких бумажных гор не было, следует своевременно проводить выделение документации, определяя на архивное хранение документы организации, на утилизацию и те, которые следует оставить для дальнейшей работы предприятия.
Для того, чтобы определить какие именно документы куда следует направить, необходимо провести оценку каждого листа документов. Это делается с целью правильного определения сроков хранения бумаг.
Как определить, какие именно сроки сохранения имеют бумаги, заводимые в организации? Для того чтобы правильно определить период хранения документов организации, необходимо, для начала, ознакомиться с положениями о хранении бумаг, где указаны все периоды времени, которые необходимо хранить их. Сюда можно отнести типовой перечень, налоговый кодекс и прочие нормативно-правовые постановления.
Какие сроки сохранения бывают? Утверждено три срока хранения документации – это постоянные, когда документы хранятся «вечно», кратковременные – бумаги необходимо хранить не больше десятилетнего промежутка времени, и есть еще такой вид бумажных носителей сведений, которые отнесли к долгосрочным, то есть тем, которые хранятся не меньше десятилетнего промежутка времени.
Какие бывают сроки хранения документов бухгалтерского отдела? В зависимости от типа документа следует хранить тот или иной вид бухгалтерской документации.
Если опираться на типовой перечень, то вся первичная бухгалтерия храниться не меньше трех лет. Все годовые отчетные документы следует хранить постоянно, а именно весь период существования организации. Если в организации не делаются годовые отчеты, а только квартальные или месячные, то они так же идут на хранение на постоянной основе.
Долговременно следует хранить все промежуточные отчеты, то есть те, которые проводятся между годовыми.
Чтобы не пропустить не одной бумаги, во время определения срока, нельзя опираться только на заголовки дел, необходимо просматривать каждый лист и определять его срок хранения.
Кто должен определять сроки сохранения документации организации? Все сроки сохранения бумаг организации определяет специальная комиссия из экспертов, которую нужно создавать каждой организации. Однако, если нет возможности создать комиссии из сотрудников организации, то нужно обратиться в компании, которые предоставляют архивные услуги, а именно проводят экспертизу ценности бумаг организации, определяют все периоды хранения бумаг, подготавливают бумаги для передачи их на хранение в архивы и ни утилизацию, а так же такими компаниями оказываются такие услуги как хранение документации, и проводят утилизацию макулатуры.
По материалам сайта www.pro-hranenie.ru
