Оформление дела – термин, который содержит в себе огромный комплекс действий, начиная с заведения дела в делопроизводстве, и заканчивая передачей его в архивный фонд. Оформление дел ведет делопроизводитель или работник организации, который его замещает. Данное мероприятие необходимо проводить не только архивирование дел, но и для удобства работы с бумагами.
По срокам хранения дела различают двух видов:
1. Дела долговременного (постоянного) хранения – документация, хранить которую необходимо более десяти лет, как и дела личного состава, требуют полного оформления;
2. Дела краткосрочного хранения – документы, хранить которые необходимо до десяти лет включительно, оформляются частично.
Обложка дел постоянного хранения обязана содержать в себе название организации, наименование структурного отдела организации, даты дела, его индекс, сроки хранения и количество в нем листов, а также графу для архивного шифра дела. В случае, когда дело состоит из ряда частей (томов), то на обложке каждого тома указывается его порядковый номер.
Существуют определенные правила, которыми необходимо руководствоваться при заполнении обложки дела:
1. Обязательно нужно указывать полное название организации с учетом ее подчиненности (иногда, допускается сокращенное название организации, зарегистрированное согласно с нормами закона). Название пишется в именительном падеже.
2. Заголовок и номер дела выписывают на обложку из номенклатуры.
3. При изменении названия организации в период делопроизводительного года, после его окончания на обложку дела дописывают новое название организации.
4. Если дело содержит дуплеты документов, это указывается в заголовке дела.
5. В случае, когда дело состоит из определенного количества томов, на каждом из них указывается единый заголовок дела, а так же заголовок тома.
Очень важная составляющая обложки – это дата дела (год заведения и год окончания дела). В основном дата дела зависит от характера учета и типов документов, собранных в деле. Датами дел, в которых содержатся доклады, письма, стенограммы (всякого рода распорядительная и творческая документация), и для которых имеет значении четкая датировка, являются даты первой и последней бумаги, находящихся в этих делах.
Для дела, в котором подшиты протоколы собраний коллективных органов управления, комиссий и т.п., датами служат дата самого раннего протокола и дата самого позднего. Датой личного дела рабочего организации являются даты подписи приказов приема на работу и об увольнении работника организации.
В окончании всех дел длительного хранения необходимо сделать заверительную надпись (заводится на отдельном листе). Это делают для фиксирования особенностей и количества листков в деле. В заверительной надписи делают запись о количестве листов, подшитых в дело, и, через «плюс», количестве листов в описи. Также необходимо указать дату составления заверительной надписи, ее составителя, его должность. Заверительная надпись визируется составителем, с расшифровкой его подписи.
При последующих изменениях в деле, например, замене копиями подлинников, в заверительную надпись вносится запись, ссылающаяся на соответствующий акт.
Если не получается провести оформление дел самостоятельно или не можете определить сроки, или же нужна помощь в проведении архивной обработки дел, обращение в компанию по предоставлению архивных услуг станет самым лучшим выходом из таких ситуаций.
Данная статья написана по материалам сайта http://www.archivespro.ru/
