Практически не требует доказательства тот факт, что переход на системы компьютерного учета и анализа, а точнее, внедрение корпоративных информационно-аналитических систем (КИАС) позволяет поднять уровень деятельности компании на новый качественный уровень. Однако для получения реальных и своевременных результатов от внедрения этих систем необходимо провести серьезную подготовительную работу, одним из основных аспектов которой является формализация системы учета на предприятии.
Заметим для начала, что существует обязательная корпоративная отчетность, состоящая из государственной отчетности и официальной корпоративной отчетности и соответственно необходим учет для ее составления. Назовем данный вид учета- бухгалтерским. Таким образом, мы сознательно сужаем понимание термина "бухгалтерский учет", добиваясь его большей ясности, одновременно сохраняя фундаментальную роль в полной учетной системе.
Часто используемым термином является "финансовый учет". В некоторых случаях он выступает как синоним одной из вышеуказанных форм понятия "бухгалтерский учет", однако представляется целесообразным понимать под финансовым учет, связанный с необходимостью анализа, контроля и планирования потоков материальных ценностей (денежных средств, товаров, материалов и пр.). или, несколько изменив терминологию, учет. обусловленный необходимостью проведения планово-экономической деятельности в ее классическом понимании.
Более сложным является понятие "управленческий учет". Оно является новым для отечественной практики, и даже не столько по форме, сколько по содержанию. Проблема понимания термина состоит в том, что этот вид учета, в отличие от ранее рассматривавшихся, является проблемно-зависимым, то есть определение объектов и процесса учета зависит от постановки управленческой задачи. В связи с этим представляется целесообразным определить собственно термин "управленческий учет" глобально, как "учет в целях реализации деятельности фирмы как единого бизнес-процесса". В случаях, когда желательно подчеркнуть глобальный характер термина, будем употреблять понятие "корпоративный управленческий учет". Если же мы рассматриваем более частную управленческую задачу, например оперативное управление, то соответствующий учет примет наименование "оперативный". Параллельно можно рассматривать оперативный бухгалтерский учет как одну из форм управления финансами. В качестве общего термина для представления таких более частных управленческих учетов будем использовать термин "специализированный учет". Типичным примером специализированного учета является складской учет или, например. учет неудовлетворенных заявок на поставку.
В связи с последними определениями возникает ясное понимание того, что корпоративная информационно-аналитическая система и должна представлять из себя реализацию некоторой модели управленческого учета. Успех или неуспех реализации проекта внедрения КИАС зависит в решающей степени оттого, насколько хорошо используемая (проектируемая) модель корпоративного управленческого учета отражает реальные потребности предприятия.
Из вышеприведенных определений различных видов учета можно установить, что управленческий учет является композицией следующих видов учета: бухгалтерского, финансового, оперативного, специализированного.
Если первые три вида учета присутствуют в той или иной форме всегда, то специализированные виды учета при бумажных технологиях, как правило, представлены только в зачаточной форме, или, что даже бывает чаще, спрятаны в недрах стандартных видов учета. Типичным примером такой ситуации является аналитический учет в бухгалтерии. Отчасти задачи специализированного учета реализуются и во многих других функциях, выполняемых традиционно бухгалтерией и планово-экономическим отделом. В то же время именно эти функции отражают существо конкретной деятельности и от качества их организации может зависеть успех или неуспех компании в условиях рынка.
Для тех. кто знаком с переводными изданиями, обсуждавшими тематику управленческого учета, поясню, что вышеприведенные определения полностью соответствуют обсуждаемому в них понятию "управленческий учет" как фундаментальному. Однако специфика отечественной учетной практики приводит к необходимости агрегировать компоненты единой корпоративной системы учета в структуру, отличную от принятой на Западе.
Принципиальным достоинством программных средств, предназначенных для реализации задач корпоративного управления, является возможность выделить важнейшие для данной фирмы виды специализированного учета в отдельное производство, выражаясь юридическим языком, одновременно получив в свое распоряжение комплексную систему управленческого учета. При этом организационно решение указанных задач в целом остается по-прежнему в компетенции бухгалтерии и планово-экономического отдела. Однако их возможности, а следовательно, и роль в управлении бизнес-процессами предприятия существенно возрастают. Проблема состоит в адекватном выборе инструмента для реализации функций управленческого и специализированного учета. Понятно, что для решения данной задачи сначала нужно определить систему учета в том виде, в каком хотелось бы ее увидеть уже после внедрения КИАС, так как вполне может оказаться, что решения задачи в действующей и перспективной постановках существенно отличаются.
На что следует прежде всего обратить внимание? На структуру информационных потоков и бизнес-процессов и их взаимосвязь. Не будем пока останавливаться на понятии бизнес-процесса, рассмотрим понятие "информационный поток". За этим названием скрывается в общем-то, простая идея: любая информация может быть представлена в виде таблиц и маршрутов их перемещения. Любой бланк - это некоторая таблица, отчетная форма тоже таблица и т. д. Есть некоторый обязательный маршрут, по которому таблицы должны пройти путь: заполнение - визирование - подпись - ознакомление, есть желательные ответвления, от этого маршрута, есть нежелательные, но возможные. Попробуйте представить маршруты привычных Вам документов - накладных, счетов, заказов и то, как на каждой "остановке" меняется заложенная в них информация. В принципе такая работа должна быть проведена для всех документов, участвующих в документообороте фирмы. Но самое главное, что необходимо представить, как повлияют на полученные в ходе вышеописанного анализа документооборота результаты возможных изменений в деятельности фирмы, в том числе и связанные с внедрением КИАС.
Особо следует обратить внимание на такие ситуации, как, например, появление новых направлений деятельности, внедрение новых форм обслуживания клиентов, изменение плана счетов, переход на другие учетные принципы, внедрение новых форм корпоративной, отчетности и тому подобное. Любая подобная операция способна потрясти до основания казалось бы незыблемый фундамент информационной системы. А кому хочется зимовать (то есть сдавать годовой отчет) на руинах?
Если в программной системе были заложены желаемые Вами возможности, то процесс их реализации, хотя и потребует финансовых и временных затрат, но будет весьма технологичным. А если нет? Именно из-за этого нет в мировой практике существуют тысячи программных продуктов, позволяющих решить по приемлемой цене задачи по автоматизации частного случая конкретного бизнес-процесса (для среднего и мелкого предприятия, как правило, однопрофильного). Выбор продуктов на отечественном рынке пока значительно менее обширен, однако предложения достаточно разнообразны. Стоит заметить, что для крупных предприятий (или многопрофильных) возможность выбора значительно уже - примерно два-три десятка продуктов, причем пока только импортных, поддерживают автоматизацию присущих им бизнес-процессов.
При выборе программного обеспечения конкретными пользователями в целом достигнуто понимание необходимости анализа, подобного вышеприведенному, в области по крайней мере одного бизнес-процесса -бухгалтерского учета. В существенной степени это связано с достаточно жесткой нормированностью правил проведения бухгалтерских операций и значительно более частой, чем хотелось бы, сменой их маршрутов, что неявно сформировало понимание работы бухгалтерии как специфического процесса.
С интересующей нас общей точки зрения существенно, имеет или нет прикладное программное обеспечение (ПО), в частности бухгалтерское, средства разработки, доступные пользователю, а кроме того, с помощью каких средств сделано предлагаемое Вам ПО. Практически необходимо, как минимум, получить ответы на следующие вопросы:
- можете ли Вы самостоятельно подготовить недостающие (или изменившиеся) отчетные формы и какая программистская квалификация для этого требуется;
- сможете ли Вы (с помощью Вашего отдела автоматизации) реализовать недостающие бизнес-процессы в виде программных модулей (чего, впрочем, лучше не делать, но уж если очень надо);
- что из себя представляют использованные при создании предлагаемого Вам программного обеспечения средства разработки и каково их нынешнее положение на рынке (этот вопрос очень важен, так как от него существенно зависит будущее Вашей покупки, ответ на него может прокомментировать только консультант, причем достаточно высокой квалификации).
Гораздо сложнее по сравнению с принципиальным решением о необходимости закупки бухгалтерского ПО ситуация с реальным проектированием системы информационных потоков. Если Вы уже присмотрели конкретный тип программ, то можно для начала представить: кто, с каких рабочих мест будет работать какими модулями программы (условно - прием заказов, выписка накладных, счетов, отпуск товара и так далее). В результате Вы получите необходимое для оценки стоимости закупки и ее проведения количество рабочих мест каждого возможного вида. Иногда поставщики предоставляют услугу по пробной эксплуатации и/или могут предоставить полнофункциональную демонстрационную версию (и то и другое означает установку полноценной по набору функций версии программного обеспечения с ограничением по времени эксплуатации либо количеству доступной для ввода информации). Провести такой эксперимент возможно, если Вы уже имеете локальную вычислительную сеть (ЛВС).
Имеете ли Вы возможность провести натурные испытания системы или нет, можно определить, ответив на несколько основных вопросов прежде, чем Вы начнете процесс выбора конкретного проектного решения для Вашей корпоративной информационно-аналитической системы:
- чего Вы ждете от внедрения системы;
- какие процессы подлежат переводу на компьютерный язык;
- сколько средств Вы готовы вложить в информационные технологии;
- кто будет отвечать за разработку и реализацию проекта;
- будет ли Ваша система территориально распределенной.
Коротко поясним последний вопрос. Под территориально распределенной системой понимается ситуация, когда Вы предполагаете связать в единую компьютерную сеть подразделения, расположенные в различных точках одного города или даже в разных городах. При этом возникают существенные технические особенности, которые могут значительно сузить круг пригодных к рассмотрению решений как в области ПО, так и в области конструкции компьютерной сети.
В практике внедрения информационных технологий сложилась определенная схема, являющаяся стандартом де-факто для осуществления больших проектов, но и весьма полезная для проектов любого уровня. Дадим ее описание с краткими комментариями.
1. Предпроектное обследование. Цель предпроектного обследования - определить основные бизнес-процессы на предприятии и возможности их представления с помощью программных средств, а также основные технологии, потребные для инсталляции ЛВС, оценочно представить их возможное влияние на реализацию проекта.
2. Проект. Готовится концептуальный проект системы (техническое задание на реализацию КИАС). Далее разрабатывается детальный проект ЛВС, перечень необходимых модулей ПО. программа обучения персонала работе в сети и на ПО, проект поэтапного внедрения модулей ПО, проект развития системы. При этом нужно четко разделять концептуальный проект (техническое задание) от его конкретного воплощения. В мировой практике подготовкой концептуальных проектов занимаются консалтинговые фирмы, а подготовкой реализации поставщики комплексных решений и/или системные интеграторы плюс поставщики ПО.
3. Принятие решения о закупках и закупка. Производится оценка представленной реализации проекта (или реализации, если Вам удалось организовать конкурс) и принимается решение о единовременной закупке или разбиении проекта на этапы. На этом шаге необходимо иметь в виду, что поставки всего комплекса или некоторых его компонент (без которых остальное, однако, не заработает) могут занять срок месяц или более, поэтому целесообразно провести в этот период обучение персонала и сделать "привязку" проекта.
4. Внедрение. Для больших систем обоснованный проект поэтапного внедрения модулей ПО имеет существенное значение, так как практически даже обученный персонал показывает на первых порах некоторое снижение скорости обработки информации при работе с новой системой. Как это не удивительно, здесь специфика отечественной системы бухгалтерской отчетности (как системы официальной отчетности) играет по-ложительную роль, поскольку не всегда требуется ее первоочередной перевод на компьютерную технику, в то время как системы, поставляющие для нее исходную информацию, постепенно модернизируются.
5. Развитие системы. Вопрос возможного (тем более планового) развития системы должен быть поставлен еще на этапе проекта, так как практика показывает справедливость пословицы "аппетит приходит во время еды", ввиду чего всегда желательно проектировать систему с некоторым запасом, более того практически всегда находятся "тонкие места" или другие проблемы, которые не удалось выявить на предыдущих этапах, решение такого рода проблем также требует некоторой избы-точной мощности ЛВС.
Приведенное выше описание в силу ограниченности места и общеобразовательного характера публикуемого материала соответствует некоторой общей модели технологии, не акцентируя внимание на особенностях процесса для различных групп компаний (как по месту, так и по роду деятельности). Далее хотелось бы остановиться на особенностях процесса для крупных фирм (промышленных, холдинговых, торговых, в принципе это не важно, так как технология носит достаточно общий характер, хотя "вес" отдельных частей может отличаться).
Особенность ситуации, возникающей при подготовке проекта внедрения информационной технологии для крупной отечественной фирмы, состоит в том, что, как правило:
- не имеется сформированной системы полноценного управленческого учета;
- бизнес-процессы находятся в стадии формирования;
- не полностью сформирована инфраструктура компании;
- возможны существенные изменения как областей деятельности, так и инфраструктуры;
- недостаточен уровень подготовки специалистов в области организации менеджмента и информационных технологий. Для подготовки и реализации проекта на фоне описанных выше проблем необходимо привлечение специалистов не только по компьютерным технологиям, но и специалистов, способных подготовить и провести процедуру реинжиниринга бизнес-процессов. Под данным термином понимается процесс изменения технологии бизнеса, а при необходимости и создание такой технологии. В настоящее время в мировой практике достигнуто понимание необходимости подобных работ при подготовке и использовании КИАС. Так при внедрении ряда систем управления производством процедура реинжиниринга является обязательной и входит в стоимость системы. Внедрение систем автоматизированного проектирования (САПР) также практически обязательно влечет за собой реинжиниринг связанных процессов (точнее экономический эффект от внедрения САПР в основном определяется возможностью реорганизации процессов разработки новой техники с их помощью, а не самим наличием этих средств на предприятии). Пример с САПР выходит за рамки тематики данной статьи, однако он хорошо иллюстрирует идею, которую иначе было бы трудно описать: принципиальное значение имеет не сама программа (компьютер, факс, ЛВС и т. д.), а то, как и для чего она используется. При внедрении информационных технологий следует стремиться поднять свои возможности на новый, предоставляемый ими качественный уровень, а не втискивать их возможности в узкие рамки сиюминутных потребностей. Данная задача достаточно сложна и требует проведения целого ряда работ внешними специалистами-консультантами совместно со специалистами предприятия.
Применение методологии структурного анализа и проектирования при проведении таких работ позволяет решить в едином комплексе несколько задач:
- построить единую схему (диаграмму) функциональной структуры организации (бизнес-процесса);
- определить основные процессы, на которые разбивается (декомпозируется) деятельность фирмы (организации);
- выявить "тупики", "узкие места" и "дикую поросль" в общей схеме процессов;
- структурировать информационные потоки в системе;
- предложить путь реинжиниринга существующих процессов;
- разработать конструктивный способ построения моделей инжиниринга вновь формируемых процессов и их инкорпорирования (встраивания) в существующую систему.
Причем при правильном подходе все вышеуказанные задачи могут быть решены параллельно и одновременно. По нашему мнению, успешное внедрение корпоративной информационно-аналитической системы на крупном отечественном предприятии (в фирме, организации) практически невозможно без проведения подобного обследования ввиду упоминавшихся выше особенностей российского бизнеса.
Источник - http://www.svoibiz.ru
