Совещание - важное и ответственное мероприятие, целью которого является согласование мнений сотрудников предприятия или решение какой-либо проблемы сообща. Основная проблема, приводящая многие совещания к пустой трате времени, это восприятия данного мероприятия как возможности отдохнуть от интенсивного труда и просто расслабится на глазах у руководства, лишь создавая видимость умственной деятельности. Совещание может стать более плодотворным, если наличие регламента станет его необходимым условием.
Невозможность сконцентрировать на вопросах, поднимаемых на совещании, связана и с отвлекающими моментами: одновременным выходом в интернет через сотовый телефон, отправкой и получением sms-сообщений, постоянными телефонными звонками. Подавители сотовых телефонов в Москве используются при проведении совещаний любой уважающей себя фирмы. Результат: более эффективные и менее продолжительные совещания.
Каждое совещание необходимо начинать и заканчивать вовремя. Для принятия любого решения - лимит времени. Делайте все возможное, для того, чтобы не растянуть время совещания, а наоборот сократить его (насколько позволяют цели). Перед совещанием соберите всю информацию, необходимую для его проведения.
Предварительно проведите вводную дискуссию, разъясняющую группе, повестку дня, цели и ожидаемые результаты. Немаловажно - наличие соглашений по тому, каким образом будут приниматься решения и кто имеет право дополнять вопросы повестки дня. Для конкретного вопроса нужно определить человека, слово которого будет решающим.
Когда, по мнению руководителя, все точки зрения уже высказаны, все же спросите у группы: "Ничего ли не упущено?". Если есть такая возможность - обойдите совещательную комнату и поинтересуйтесь мнений каждого перед итоговым голосованием.
Организатор совещания должен быть и лидером и посредником, предоставляющим людям высказать свое мнение, одновременно. Следите за тем, чтобы выступающего никто не прерывал и не доминировал в дискуссии. Ко всем высказываемым мнениям относитесь положительно. Поощряйте инициативу, особенно со стороны робких и нерешительных коллег. По ходу совещания делайте на доске записи, резюмируйте сделанные предложения.
Если вы хотите, чтобы итоги совещания были известны, только лишь его участникам, не забудьте включить обнаружитель или детектор камер в рабочий режим перед важной встречей.
Выполнение этих простых рекомендаций сделает любое совещание более эффективным и результативным, и не позволит ему превратиться в кошмар или пустую трату времени.
